Zásady Ochrany Osobních Údajů Kandidáta

Cíl

Cílem zásady ochrany osobních údajů kandidáta (dále pouze zásady) je poskytnout odpovídající a konzistentní bezpečnostní zásady subjektů společnosti WADACOM pro manipulaci osobních údajů kandidátů.

Konkrétní informace o vás, které poskytnete některému subjektu společnosti WADACOM jako zájemce o zaměstnání u tohoto subjektu WADACOM (dále pouze osobní údaje kandidáta nebo údaje), budou použity pro účely náboru a Osobní údaje kandidáta budou chráněny podle následujících zásad společnosti WADACOM a všech platných zákonů.

Poskytnutím osobních údajů souhlasíte s následujícími podmínkami:

seznámili jste se s zásadami společnosti WADACOM;
společnost WADACOM může zpracovat osobní údaje kandidáta pro účely náboru stanovené v zásadách; a
osobní údaje kandidáta mohou být globálně distribuovány v souladu se zásadami WADACOM

Pro získání vašich osobních dat je zpotřebí váš souhlas. Pokud nesouhlasíte, klepnutím na tlačítko “x” v pravém horním rohu proces poskytování dat přerušíte.

Není-li uvedeno jinak, tyto zásady nejsou součástí žádné pracovní smlouvy a nezaručují úspěšné přijetí.

Rozsah

Tyto zásady platí pro všechny subjekty společnosti WADACOM, které zpracovávají osobní údaje kandidátů.

Zpracování označuje jakoukoli činnost provedenou s osobními údaji kandidáta částečně, vcelku nebo prostřednictvím automatizace, jako například sběr, záznam, třídění, ukládání, úpravy, používání, zveřejnění nebo odstranění údajů.

Osobní údaje kandidáta jsou definovány jako všechny informace o vás, na základě nichž vás lze identifikovat, které poskytujete vy nebo jiná osoba (místo vás nebo společnosti WADACOM) jako zájemce o zaměstnání u některého subjektu společnosti WADACOM.

Tyto zásady se nevztahují na údaje získané anonymně nebo pod krycími jmény. Z dat získaných anonymně nelze určit konkrétní osoby nebo by jejich určení představovalo neúměrně dlouhou dobu, náklady nebo úsilí. Krycí jména nahrazují skutečná jména nebo identifikátory tak, aby určení konkrétní osoby bylo buď nemožné nebo alespoň značně ztížené. Pokud údaje získané anonymně přestanou být anonymní (tzn. když jsou konkrétní osoby znovu určitelné), nebo pokud krycí jména umožní určit jednotlivé osoby, opět platí tyto zásady.

Platnost Místních Zákonů

Účelem těchto zásad je poskytnout minimální jednotné kompatibilní zásady pro všechny subjekty společnosti WADACOM ohledně globální ochrany osobních údajů kandidátů. Společnosti WADACOM je známo, že některé zákony mohou vyžadovat přísnější zásady, než jsou uvedeny v těchto zásadách. Subjekty společnosti WADACOM budou při zpracovávání nakládat s osobními údaji kandidátů podle místních platných zákonů. Pokud místní platné zákony umožňují nižší úroveň ochrany osobních dat kandidátů než tyto zásady, potom platí tyto zásady.

Zásady Zpracovávání Osobních Dat Kandidáta

Společnost WADACOM respektuje právo na ochranu osobních údajů a zájmů každého jednotlivce. Při zpracovávání osobních dat kandidátů budou subjekty WADACOM dodržovat následující zásady:

Údaje budou zpracovávány čestně a zákonně
Údaje budou shromažďovány pro určené zákonné účely a nebudou zpracovávány žádnými způsoby, které nejsou v souladu s těmito účely
Údaje budou odpovídat a nebudou přesahovat účely, pro které jsou shromažďovány a zpracovávány. Například údaje mohou být získávány anonymně, pokud je tento způsob realizovatelný/ vhodný podle podstaty údajů a podle rizik souvisejících se zamýšlenými účely
Údaje budou přesné a v případě potřeby aktuální. Budou provedeny odpovídající kroky k odstranění nebo smazání nepřesných či neúplných osobních údajů kandidátů
Údaje budou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou pro účely, pro které byly shromážděny a zpracovány
Údaje budou zpracovány podle zákonných práv jednotlivce (jak je uvedeno v těchto zásadách nebo stanoveno zákonem)
Budou provedena příslušná technická, fyzická a organizační opatření pro zabránění neoprávněného přístupu, nezákonnému zpracování a neoprávněné nebo náhodné ztrátě, zničení nebo poškození údajů

Sběr Dat

Osobní údaje kandidáta lze společnosti WADACOM poskytnout různými způsoby. Mezi tyto způsoby patří: (a) předání e-mailem nebo na papíru zaměstnanci společnosti WADACOM; (b) zadání osobních údajů online prostřednictvím poskytovatele služeb (třetí strana) do elektronické databáze v USA, ke které mají přístup pouze pověření zaměstnanci společnosti WADACOM; nebo (c) prostřednictvím žádosti o zaměstnání společnosti WADACOM.

Společnost WADACOM může pravidelně shromažďovat další informace s vaším souhlasem nebo v souladu s platnými zákony. Společnost WADACOM může například shromažďovat vaše názory (například při průzkumech) pro obchodní účely jako například zlepšování služeb. Tyto průzkumy jsou dobrovolné, rozhodnete-li se průzkumu nezúčastnit, nebudete žádným způsobem znevýhodněni. Tyto zásady se vztahují na všechny další shromažďované informace včetně odpovědí na uvedené průzkumy.

Účely a Přístup Ke Zpracovávání Osobních Údajů Kandidátů

Společnost WADACOM a její subjekty zpracovávají osobní údaje kandidátů pouze pro účely náboru. Zpracování osobních dat bude prováděno v souladu s platnými zákony a čistě v rámci procesu náboru. Mezi hlavní účely patří:

Účely náboru: Identifikace nebo hodnocení kandidátů pro pracovní pozice v rámci společnosti WADACOM; rozhodování o přijetí/nepřijetí konkrétních osob; zajištění potřebné pro potřeby náboru; analýza procesu náboru a jeho výstupů; a provádění ověřování kandidáta (background check) zkoumání minulosti v rozsahu povoleném zákonem (dále pouze účely).

Pokud subjekt společnosti WADACOM použije osobní údaje kandidáta pro účely, které přesahují výše uvedené účely, je tento subjekt odpovědný za to, že vás bude informovat o nových účelech využití osobních údajů a o příjemcích těchto údajů.

Možnost přístupu a zpracování vašich osobních dat mají osoby, které jsou zapojeny do náboru pro společnost WADACOM a které mají zákonné právo k přístupu a zpracování osobních údajů pro výše uvedené účely.

Typy Osobních Údajů Kandidátů

Mezi zpracovávané osobní údaje kandidátů patří:

Aktuální status náboru kandidáta,
předchozí pracovní zkušenosti,
vzdělání,
mzda/ odměňování
hodnocení ze strany zaměstnavatele,
výstupy online dotazníku,
kontaktní informace kandidáta,
předchozí adresy nebo jména kandidáta,
další informace poskytnuté kandidátem (například průvodní dopis),
číslo řidičského průkazu (povinné pro některé pracovní pozice),
reference od předchozího zaměstnavatele,
výpis z trestního rejstříku (je-li povoleno zákonem)

Zvláštní data

V omezeném rozsahu potřebují subjekty WADACOM získávat Zvláštní data (jako například data související s rasovým či etnickým původem, politickými preferencemi, náboženskou příslušností, členstvím v odborové organizaci, zdravotním stavem či záznamy v rejstříku trestů). V takovém případě subjekty WADACOM zajistí informovanost kandidátů o sběru a zpracování takových dat. V souladu se zákonnou úpravou musí subjekty WADACOM s ohledem na tato data vždy získat výslovný souhlas kandidáta se zpracováním těchto dat a zejména s poskytnutím těchto dat třetí straně (mimo WADACOM). S ohledem na charakter dat a riziko jejich zneužití zpracování takových dat podléhá zvláštním bezpečnostním a ochranným opatřením (bezpečnostní zajištění dat, omezení přístupu k datům, zakódování dat).

Bezpečnost a Důvěrnost

Subjekty WADACOM jsou povinny zajistit odpovídající technická, fyzická a organizační opatření na ochranu osobních údajů kandidáta před neoprávněným přístupem, nezákonným zpracováním, náhodnou ztrátou nebo poškozením nebo neoprávněným zlikvidováním.

Vybavení a zabezpečení informací

Za účelem ochrany osobních údajů uživatele před neoprávněným přístupem třetích stran mimo společnost WADACOM uchovávají subjekty této společnosti veškeré elektronické osobní údaje uživatelů v systémech, které jsou chráněny bezpečnou síťovou architekturou včetně bran firewall a zařízení pro detekci neoprávněného vstupu. Servery, na nichž jsou uchovávány osobní údaje kandidátů, jsou pravidelně zálohovány (tzn. údaje jsou uloženy na dalším médiu), aby se zabránilo následkům jakéhokoli nechtěného vymazání nebo zničení údajů. Servery se nacházejí v prostorech vybavených dostatečnými ochrannými a protipožárními systémy.

Bezpečnost přístupu

Subjekty společnosti WADACOM omezují přístup k vnitřním systémům, které obsahují osobní údaje kandidátů, na vybranou skupinu oprávněných uživatelů, kteří mají k těmto systémům přístup prostřednictvím jedinečného uživatelského jména a hesla. Přístup k osobním údajům kandidátů je omezen a umožněn pouze osobám za účelem plnění jejich pracovní náplně (například manažer oddělení lidských zdrojů potřebuje přístup ke kontaktním informacím kandidátů za účelem dohodnutí pohovoru). Tato ustanovení musí dodržovat správci třetích stran, kteří mohou mít přístup k osobním údajům kandidátů (viz ČÁST XI. PŘENÁŠENÍ DAT).

Školení

Společnost WADACOM poskytne školení o zákonném a oprávněném, zpracování osobních údajů kandidátů, o nutnosti ochrany, přesnosti a aktualizování informací a o potřebě utajení údajů, ke kterým mají zaměstnanci přístup. Oprávnění uživatelé musí tyto zásady dodržovat; dojde-li k přístupu, zpracování nebo používání osobních údajů uživatelů v rozporu s požadavky těchto zásad, provedou subjekty WADACOM příslušná disciplinární opatření podle platných zákonů.

Práva Subjektů Údajů

Každá osoba má právo získat informace o tom, jaké jeho či její osobní údaje jsou ze strany společnosti či jakéhokoliv jejího subjektu uloženy a zpracovávány. Podle zákonů platných ve vaší zemi vám bude poskytnut přístup k vašim osobním údajům bez ohledu na umístění zpracování a úložiště údajů. Subjekt společnosti WADACOM, který vaše údaje zpracovává, poskytne přístup přímo nebo prostřednictvím jiného subjektu společnosti WADACOM. Veškeré žádosti o přístup odesílejte písemně na adresu:

Human Resources Data Protection Administrator
Tekfen Tower
Buyukdere Caddesi
No 209 Kat 8 34394
Levent Istanbul Turkey

Switchboard : +90 212 705 7000
Fax : +90 212 705 7099
E Mail : Hello@Wadacom.com

Osobní údaje kandidátů budou k dispozici po potřebnou dobu a společnost WADACOM vám umožní nahlédnout do vašich údajů na základě příslušné žádosti a v přiměřeném čase.

Máte-li další otázky týkající se těchto zásad, vašich osobních údajů nebo chcete-li zrušit vámi poskytnutý souhlas se zpracováním vašich osobních údajů, můžete se obrátit na správce ochrany osobních údajů (Human Resources Data Protection Administrator). Veškeré dopisy zaslané správci z jiného než výše uvedeného důvodu budou zlikvidovány.

V případě odmítnutí přístupu k údajům nebo úpravy údajů bude zobrazen důvod zamítnutí a bude proveden písemný záznam o požadavku a důvodu zamítnutí.

Oznámíte-li, že důvod zpracování údajů přestal být zákonný nebo pominuly skutečnosti, na jejichž základě došlo k poskytnutí osobních údajů, budou údaje vymazány (pokud není zákonem vyžadováno jinak).

Pokud je některý z vašich osobních údajů nepřesný nebo neúplný, můžete požádat o doplnění dat odesláním nového resumé/životopisu s aktuálními informacemi (například nová adresa bydliště nebo změna jména).

Chcete-li zrušit váš souhlas se zpracováváním osobních údajů, můžete zaslat e-mail na adresu Hello@Wadacom.com .

Přenos Údajů

Předávání údajů ostatním subjektům společnosti WADACOM

Společnost WADACOM usiluje o zajištění trvalé a odpovídající úrovně ochrany osobních údajů kandidátů, které jsou zpracovávány společností WADACOM nebo předávány mezi subjekty této společnosti. Za předávání osobních údajů kandidátů jinému subjektu společnosti WADACOM je považován i přenos dat mezi dvěma různými subjekty společnosti WADACOM. Přenos dat uvnitř skupiny podléhá platným zákonům a dále musí splňovat následující podmínky:

Předání musí mít jasný opodstatněný důvod
Příjemce musí zajistit dostatečnou ochranu dat
Příjemce musí dodržovat tyto zásady jak při předávání dat, tak v rámci jejich dalšího zpracování

Předávání údajů subjektům jiným než společnosti WADACOM

Vybrané třetí strany: V některých případech je nutné, aby subjekty společnosti WADACOM sdílely osobní údaje kandidátů s vybranými externími třetími stranami, které těmto subjektům poskytují konkrétní služby související s náborem. Tyto třetí strany mohou tyto údaje zpracovávat v souladu s pokyny subjektu společnosti WADACOM nebo mohou rozhodovat o těchto údajích v rámci poskytování svých služeb. V každém případě subjekty společnosti WADACOM vyberou spolehlivé dodavatele, kteří se smluvně nebo jiným právně vymahatelným způsobem zaváží, že přijmou příslušná bezpečnostní opatření pro zajištění dostatečné úrovně ochrany dat. Subjekty společnosti WADACOM budou po externích dodavatelích (třetích stranách) požadovat, aby při manipulaci s daty a jejich zpracování dodržovali tyto zásady nebo zaručili stejnou úroveň ochrany jako společnost WADACOM. Takto vybrané třetí strany získají přístup k osobním údajům kandidátů pouze pro účely poskytování služeb uvedených v příslušné smlouvě. Jestliže společnost WADACOM usoudí, že některý dodavatel tyto povinnosti neplní, ihned provede příslušná opatření

Ostatní třetí strany: Subjekty společnosti WADACOM mohou být vyzvány, aby poskytly některé osobní údaje kandidátů ostatním třetím stranám (1) ze zákona (například finančnímu úřadu nebo úřadu sociálního zabezpečení); (2) na ochranu zákonných práv společnosti WADACOM (například v záležitosti obhajoby); nebo (3) v nouzi, je-li ohroženo zdraví nebo bezpečnost kandidáta (například při požáru)

Přímý Marketing

Bez předchozího svolení kandidáta subjekty společnosti WADACOM neposkytnou osobní údaje kandidáta mimo společnost WADACOM za účelem nabídky produktů nebo služeb kandidátovi pro osobní nebo rodinnou spotřebu (“přímý marketing”).

Omezení v této části se vztahují pouze na kontaktní informace získané při přihlášení o pracovní místo u společnosti WADACOM. Tato omezení se nevztahují na kontaktní informace získané během interakce spotřebitele a zákazníka.

Automatizovaná Rozhodnutí

Některé země omezují automatizovaná rozhodnutí, tj. rozhodnutí o jednotlivcích, která jsou založena pouze na automatizovaném zpracování dat a která mohou na příslušné jednotlivce mít značné negativní právní dopady.

V některých případech budou zájemci o zaměstnání vyzváni, aby vyplnili dotazník, na jehož základě bude provedeno automatizované rozhodnutí.

Kromě výjimečných případů (například vyhledávání vhodných kandidátů na některé z obsazovaných pozic ve společnosti WADACOM prostřednictvím počítače nebo telefonu) subjekty společnosti WADACOM neprovádějí automatizovaná rozhodnutí pro hodnocení jednotlivých osob ani pro jiné účely. Jsou-li prováděna automatizovaná rozhodnutí, budou mít osoby, kterých se tato rozhodnutí týkají, možnost vyjádřit svůj názor na konkrétní automatizované rozhodnutí prostřednictvím správce ochrany osobních údajů (Human Resources Data Protection Administrator).

Vymahatelnost dodržování zásad

Všechny subjekty společnosti WADACOM zajistí dodržování těchto zásad. Všechny osoby s přístupem k osobním údajům kandidátů musí dodržovat tyto zásady. V některých zemích mohou za zneužití opatření na ochranu údajů hrozit tresty nebo peněžní pokuty.

V případě podezření, že byla osobní data kandidáta použita v rozporu s těmito zásadami, může postižená osoba informovat správce ochrany osobních údajů (Human Resources Data Protection Administrator).

Pokud se jedná o údajné porušení těchto zásad subjektem společnosti WADACOM v jiné zemi, než ve které se nachází postižená osoba nebo subjekt, který údaje poskytl, může tato osoba tento subjekt požádat o pomoc. Tento subjekt společnosti WADACOM pomůže této osobě údajné porušení vyšetřit. Je-li porušení potvrzeno, najde subjekt, který údaje poskytl, společně se subjektem, který údaje získal nebo s dalšími příslušnými stranami, uspokojivé řešení celé záležitosti podle ustanovení těchto zásad.

Pokud Human Resources Data Protection Administrator nebo místní subjekt společnosti WADACOM záležitost nevyřeší, může být předán Komisi pro ochranu osobních dat (Employment Data Privacy Committee). Komisi pro ochranu osobních dat předsedá WADACOM Chief Privacy Leader, se skládá z odborníků na ochranu osobních dat a dodržování těchto zásad, kteří jsou nezávislí na vedení společnosti a kteří zodpovídají za všechny aspekty dodržování těchto zásad a za řešení všech případů a stížností v souvislosti se zpracováním osobních údajů kandidátů společností WADACOM podle těchto zásad. Komisi pro ochranu osobních dat lze kontaktovat prostřednictvím e-mailové adresy Hello@Wadacom.com nebo faxem na čísle +90 212 705 7099. Komise pro ochranu osobních dat sdělí své rozhodnutí a příslušná související opatření zodpovědným osobám.

Postupy popsané v těchto zásadách doplňují prostředky nápravy a řešení sporů poskytované společností WADACOM nebo platnými zákony.

Provádění Auditu

Pro důkladnější prosazování těchto zásad WADACOM Chief Privacy Leader společně s WADACOM Global Privacy Council, který se skládá ze senior manažerů v oblasti ochrany soukromí ze všech hlavních divizí společnosti WADACOM, určí které z procesů v oblasti ochrany osobních dat a údajů o zaměstnáníbudou kontrolovány. Kontrolou společnost WADACOM pověří Corporate Audit Start – sufitní oddělení nezávislé na vedení podniku. Corporate Audit Staff je podřízen místopředsedovi společnosti WADACOM a interního auditu společnosti, který komunikuje nezávisle s Audit Committee správní rady společnosti WADACOM. Zprávy o nálezech zaměstnanců interního auditu budou předány k posouzení a vyjádření WADACOM Policy Compliance Review Board a/nebo WADACOM Global Privacy Council. Správní rada bude vyžadovat akční plán, který zajistí dodržování těchto zásad. Pokud společnost WADACOM nebude moci tyto záležitosti adekvátně zajistit vlastními prostředky, souhlasí, že pověří nezávislou třetí stranu, která provede šetření/audit všech postupů nebo stížností v souvislosti s osobními údaji kandidátů nebo údaji o zaměstnání v rámci těchto zásad.

Poskytování Informací O Těchto Zásadách

Kromě školení v souvislosti s těmito zásadami bude společnost WADACOM publikovat tyto zásady pro současné a nové zaměstnance na vnitřních podnikových stránkách a poskytnutím odkazu na zásady v počítačových aplikacích, ve kterých jsou osobní údaje kandidátů shromažďovány a zpracovávány.

Úpravy Zásad

Společnost WADACOM si vyhrazuje právo provádět v těchto zásadách úpravy, které budou například odrážet změny v zákonech, vyhláškách, strategiích a postupech společnosti WADACOM a požadavcích orgánů na ochranu osobních údajů. Aby jakékoli změny zásad vešly v platnost, musí je schválit WADACOM Chief Privacy Leader nebo jím pověřená osoba. Pokud společnost WADACOM provede změny zásad, budou tyto zásady předloženy k novému schválení (je-li to vyžadováno zákonem). Společnost WADACOM bude informovat své zaměstnance a další osoby (například osoby, které používají webové stránky této společnosti pro přístup k osobním údajům, jako jsou informace o žádosti o zaměstnání) o veškerých změnách zásad. Společnost WADACOM zveřejní všechny změny zásad na vhodných interních a externích webových stránkách.

Zavedením těchto zásad končí platnost všech stávajících vzájemných dohod mezi subjekty WADACOM a platných zásad ochrany soukromí souvisejících se zpracováním osobních údajů kandidátů. Všichni účastníci takových smluv budou upozorněni na datum vstupu těchto zásad v platnost.

Povinnosti Vůči Orgánům Na Ochranu Osobních Údajů

Společnost WADACOM bude pečlivě a řádně reagovat na požadavky orgánů na ochranu osobních údajů týkajících se těchto zásad nebo splnění platných zákonů a vyhlášek na ochranu osobních údajů a soukromí. Zaměstnanci společnosti WADACOM, kteří takové požadavky obdrží, musí kontaktovat svého manažera oddělení lidských zdrojů nebo vedoucího právního oddělení . Na požádání společnost WADACOM poskytne orgánům na ochranu osobních údajů jména a kontaktní údaje příslušných kontaktních osob. Ohledně předávání osobních informací kandidátů mezi subjekty společnosti WADACOM budou poskytující i přijímající subjekty (i) společně řešit připomínky orgánů na ochranu osobních údajů zodpovědných za subjekt, který údaje poskytuje, a (ii) respektovat rozhodnutí podle platných zákonů a procesů.

Dodatek

Práva a povinnosti související s osobními údaji kandidátů, které byly na shromážděny v rámci EU/EEA a jsou zpracovány na jiném místě

Kromě práv a povinností uvedených výše v zásadách ochrany osobních dat kandidátů společnosti WADACOM (dále pouze zásady) nebo jiných existujících zásad byly stanoveny následující principy vycházející ze směrnice 95/46/EC (směrnice pro ochranu osobních údajů EU), které se vztahují na osobní údaje kandidátů shromážděné subjekty společnosti WADACOM v zemích Evropské unie či Evropského hospodářského prostoru a zpracované na jiném místě. V právních řádech, ve kterých je znění tohoto dodatku platné, se práva a mechanismy prosazování zmíněné v těchto zásadách, vztahují rovněž na ustanovení v tomto dodatku. Následující ustanovení nepřinášejí zaměstnancům žádná další práva ani povinnosti vyjma těch, která jsou uvedena ve směrnici pro ochranu osobních údajů EU:

Zájemci o zaměstnání mohou protestovat proti zpracovávání svých osobních údajů kandidátů v případě závažné okolnosti související s jejich současnou situací. Tento případ může nastat, jestliže například zpracování údajů ohrožuje zdraví nebo život zájemce o zaměstnání. Toto ustanovení neplatí, pokud zpracování (i) je vyžadováno zákonem, (ii) bylo provedeno na základě vlastního rozhodnutí zájemce o zaměstnání nebo (iii) je nezbytné pro splnění smluvních povinností mezi zájemcem o zaměstnání společností WADACOM Po vyčerpání příslušných postupů pro vnitřní urovnání sporů mohou zájemci o zaměstnání požadovat na subjektu společnosti WADACOM náhradu za ztrátu nebo škody, které jim vznikly porušením zásad (včetně ustanovení tohoto dodatku) ze strany subjektu WADACOM. Subjekt WADACOM nenese žádnou odpovědnost za škody, jestliže dostála zásadám způsobem přiměřeným okolnostem Pokud mají některé termíny nebo definice použité v těchto zásadách dvojí význam, platí definice platného zákona v rámci příslušné členské země EU/EEA; pokud platný zákon takové definice neobsahuje, platí definice směrnice pro ochranu osobních údajů EU.