Directives Sur La Protection Des Données

Relatives Aux Candidats

Objectif

Les Directives sur la protection des données relatives aux candidats (ci-après intitulées Directives) visent à garantir des mesures de protection adéquates et homogènes dans le cadre du traitement des données des candidats par les differentes entités de WADACOM.

Les informations personnelles que vous fournissez lorsque vous postulez pour un emploi auprès de WADACOM (« Données relatives aux candidats » ou « Données ») seront utilisées à des fins de recrutement et protégées conformément aux Directives de WADACOM sur la protection des données telles que décrites ci-après, et aux dispositions légales applicables.

En nous confiant des données personnelles, vous confirmez et acceptez les conditions suivantes :

Vous avez pris connaissance des Directives de WADACOM ;
WADACOM a l’autorisation de traiter les Données aux fins de recrutement indiquées dans les Directives ;
Les Données peuvent être transférées dans le monde entier, en conformité avec les Directives de WADACOM

Votre consentement est nécessaire à l’exécution de la procédure de soumission de candidature. Si vous n’acceptez pas les conditions ci-dessus, cliquez sur l’icône de fermeture de l’écran, située dans le coin supérieur droit de l’écran. La procédure de candidature sera alors interrompue.

Ces Directives, sous réserve de dispositions contraires expresse, ne seront pas intégré et ne pourront être considérées comme partie intégrante du contrat de travail qui pourra être le cas échéant, proposé aux candidats embauchés.

Champ D’application

Ces Directives s’appliquent à toutes les entités WADACOM amenées à traiter des données relatives aux candidats.

Le terme Traitement fait référence à toute action, partiellement ou intégralement réalisée par des moyens automatisés sur les Données relatives aux candidats, , comme notamment l’obtention, l’enregistrement, la conservation, l’organisation, la modification, l’utilisation, la mise à disposition ou la suppression de ces Données.

Les Données relatives aux candidats englobent toutes les données personnelles transmises par vous-même ou par quiconque (en votre nom ou au nom de la société WADACOM) dans le cadre d’une demande d’emploi auprès de WADACOM.

Les Directives ne couvrent pas les données rendues anonymes ni celles pour lesquelles un pseudonyme a été utilisé. Les données sont considérées comme anonymes s’il est impossible d’identifier les personnes auxquelles elles correspondent ou si ces personnes ne peuvent être identifiées que moyennant des efforts démesurément élevés, tant en termes de temps que de coût. L’utilisation de pseudonymes implique le remplacement de noms ou autres identificateurs par des substituts, de sorte que l’identification des individus est rendue soit impossible, soit laborieuse. Si les données rendues anonymes ne devaient plus l’être (c’est-à-dire que les individus concernés peuvent de nouveau être identifiés) ou si les pseudonymes permettaient l’identification des individus, les présentes Directives seront de nouveau applicables.

Application De La Législation Locale

Les présentes Directives ont été rédigées dans le souci de garantir des mesures de sécurité uniformes valables pour toutes les entités WADACOM dans le cadre de la protection des données relatives aux candidats, à l’échelle mondiale. La société WADACOM est consciente du fait que certaines législations peuvent exiger des directives plus strictes que celles mentionnées dans le présent document. Les entités WADACOM gèrent les Données relatives aux candidats conformément à la législation locale en vigueur dans la zone géographique de traitement des données. Dans le cas où la législation locale en vigueur exigerait un niveau de protection des données personnelles inférieur à celui établi par les présentes Directives, ces dernières sont applicables par défaut.

Principes Relatifs Au Traitement Des Données Relatives Aux Candidats

WADACOM respecte les droit relatifs à la protection de la vie privée et appliquera les principes suivants pour le traitement des Données relatives aux candidats :

Les données seront traitées de façon loyale et dans le respect de la législation
La collecte et le traitement des données s’effectueront à des fins spécifiques et légitimes
Les données seront pertinentes et ne seront pas excessives par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. Les données pourront être rendues anonymes en fonction de leur nature et des risques associés à l’utilisation prévue
Ces données seront aussi exactes que possible, et actualisées si necessaire. Des mesures appropriées seront prises pour corriger ou supprimer les Données relatives aux candidats inexactes ou incomplètes
Les données ne seront pas conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la poursuite des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées
Les données seront traitées dans le respect des droits des personnes qu’elles concernent (conformément aux présentes Directives et à la législation applicable)
Les mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées seront prises pour empêcher tout accès non autorisé ou traitement illégal, toute perte, destruction ou altération accidentelle desdites données

Collecte Des Informations

Pour faire parvenir à WADACOM les données vous concernant, vous pouvez utiliser différentes méthodes, telles que : (a) l’envoi d’un courrier électronique ou postal au personnel de WADACOM ; (b) l’envoi de données en ligne, traitées par un fournisseur de services tiers, vers une base de données basée aux Etats-Unis et accessible aux membres du personnel de WADACOM autorisés ; ou (c) au moyen d’un formulaire de candidature WADACOM.

WADACOM peut être périodiquement amené à recueillir des informations supplémentaires, avec votre consentement ou dans le respect des réglementations en vigueur. Ainsi, WADACOM peut solliciter votre avis (dans le cadre de sondages, par exemple) pour les besoins de ses activités, comme l’amélioration de ses opérations. Vous êtes libre de répondre ou non à ces questionnaires et ne subirez aucune conséquence, quelle que soit votre décision. Ces Directives seront applicables à toute information recueillie ultérieurement, y compris les réponses aux sondages de ce type.

Finalités Et Accès Aux Données Relatives Aux Candidats

WADACOM et ses différentes entités traitent les Données relatives aux candidats dans le cadre légitime des ressources humaines. Le traitement s’effectuera conformément aux restrictions en vigueur et dans le respect de la législation applicable. Les finalités principales sont les suivantes :

Tâches inhérentes aux Ressources Humaines : Identification et évaluation des candidats pour les postes sollicités, prise de décision quant à l’embauche des candidats, suivi actualisé des méthodes de recrutement, analyse des méthodes de recrutement et des résultats, enquêtes sur les antécédents (dans le cadre autorisé par la Loi).

Dans le cas où une entité WADACOM procéderait au traitement des Données relatives aux candidats à des fins qui ne s’inscrivent pas dans le cadre défini ci-dessus, l’entité responsable s’engage à informer les personnes concernées des nouvelles finalités pour lesquelles les Données seront utilisées et des destinataires auxquels ces Données seront transmises.

Vos Données seront traitées par des personnes impliquées dans le processus de recrutement pour WADACOM et ayant un besoin légitime d’y accéder conformément aux finalités énoncées.

Types De Données Relatives Aux Candidats

Les Données relatives aux candidats faisant l’objet d’un traitement comprennent les éléments suivants :

Statut du candidat
Expérience professionnelle
Études et formations
Rémunérations
Références fournies par les employeurs
Résultats aux questionnaires remplis en ligne
Coordonnées du candidat
Domiciles et patronymes précédents du candidat
Informations supplémentaires fournies par le candidat (ex. : lettre de motivation)
Numéro de permis de conduire (en fonction du poste sollicité)
Références
Extrait de casier judiciaire (dans le cadre autorisé par la législation)

Catégories De Données Particulières

Dans le cas où une entité WADACOM serait amenée à rassembler des données dites sensibles (données confidentielles concernant, par exemple, les origines ethniques, les opinions politiques, les croyances religieuses, l’appartenance à un syndicat, le dossier médical ou le casier judiciaire), elle devra en informer la personne concernée. Lorsque la législation locale l’exige, WADACOM devra obtenir l’accord explicite du candidat avant de pouvoir traiter et transmettre les Données Sensibles à des entités autres. Des mesures de sécurité appropriées (ex. : dispositifs physiques de sécurité, codage et restrictions d’accès) seront mises en œuvre en fonction de la catégorie des données impliquées et des risques associés à leur utilisation.

Sécurité Et Confidentialité

Les entités WADACOM s’engagent à mettre en œuvre les mesures techniques, physiques et organisationnelles adéquates afin de protéger les Données relatives aux candidats contre tout accès non autorisé, traitement illicite, dommage et suppression accidentels et non autorisée.

Sécurité des données et des équipements

Pour protéger les Données relatives aux candidats contre toute tentative d’accès non autorisée par des tiers n’appartenant pas à WADACOM, toutes ces données conservées par WADACOM sous format électronique sont stockées sur des systèmes protégés par des architectures réseau sécurisées dotées de pare-feu et de dispositifs de détection des intrusions. Les serveurs sur lesquels les Données relatives aux candidats sont stockées font l’objet de sauvegardes régulières (les données sont enregistrées sur un autre support) pour éviter tout effacement ou toute destruction involontaires des données. Ces serveurs sont placés au sein d’installations bénéficiant de systèmes complets de sécurité, de détection des incendies et de moyens de riposte.

Protection des accès

Les entités WADACOM limitent l’accès aux systèmes internes contenant les Données relatives aux candidats à un groupe exclusif d’utilisateurs autorisés à accéder à ces systèmes par l’intermédiaire d’un identifiant et d’un mot de passe. Ces personnes sont habilitées à consulter les Données relatives aux candidats strictement dans le cadre de leur travail (un Responsable des Ressources Humaines peut, par exemple, avoir besoin des coordonnées d’un candidat afin d’organiser un entretien). Les administrateurs tiers ayant accès à certaines des Données relatives aux candidats devront se conformer à ces conditions, telles qu’énoncées à la SECTION XI : TRANSFERT DES DONNÉES.

Formation

La société WADACOM organisera des séances de formation relatives aux finalités et à la légitimité du traitement des Données relatives aux candidats, la nécessité de protéger ces informations et de les actualiser, ainsi que de préserver le caractère confidentiel des Données auxquelles les employés ont accès. Les utilisateurs autorisés devront respecter les présentes Directives. Les entités WADACOM prendront les mesures qui s’imposent, dans le cadre prévu par la législation applicable, en cas d’accès, de traitement ou d’utilisation non conformes desdites Données par rapport aux conditions prévues dans les Directives.

Droits De Consultation Des Candidats

Tout individu est autorisé à se renseigner à propos de la nature des Données relatives aux candidats le concernant stockées ou traitées par toute entité WADACOM. L’accès à ces données vous sera accordé, tel que l’exige la législation en vigueur dans votre pays de résidence, quel que soit l’emplacement de stockage et de traitement des données. L’entité chargée du traitement des données concernées vous aidera à obtenir cet accès, soit directement, soit par l’intermédiaire d’une autre entité WADACOM. Toutes les demandes d’accès doivent être envoyées par écrit à l’adresse suivante :

Human Resources Data Protection Administrator
Tekfen Tower
Buyukdere Caddesi
No 209 Kat 8 34394
Levent Istanbul Turkey

Switchboard : +90 212 705 7000
Fax : +90 212 705 7099
E Mail : Hello@Wadacom.com

Les Données relatives aux candidats seront accessibles pendant une durée raisonnable. WADACOM vous permettra de les consulter moyennant un préavis pertinent et à des moments adéquats.

Vous pouvez également contacter le Responsable de la protection des données des Ressources Humaines pour lui poser des questions concernant les présentes Directives ou vos Données ou pour annuler votre consentement. Toute correspondance adressée au Responsable pour un sujet autre que ceux mentionnés ci-dessus ne recevra aucune réponse et sera ignorée.

Si votre demande d’accès ou de modification est refusée, la raison du refus vous sera communiquée. La demande effectuée et la raison de son rejet seront consignées par écrit.

Si vous parvenez à prouver que le but dans lequel les données sont traitées n’est plus légal ni pertinent, les données concernées seront alors supprimées (sauf indication contraire dans la législation en vigueur).

Si les Données relatives aux candidats sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander à ce qu’elles soient modifiées en envoyant un nouveau CV contenant les informations mises à jour (ex. : changement de domicile ou de patronyme).

Vous pouvez, par ailleurs, envoyer un courrier électronique à l’adresse Hello@Wadacom.com pour annuler votre consentement.

Transfert Des Données

Transfert vers d’autres entités WADACOM

WADACOM s’efforce de garantir un niveau de protection adéquat et uniforme pour les Données relatives aux candidats traitées ou transférées entre les diverses entités WADACOM. Le transfert de Données relatives aux candidats vers une autre entité WADACOM est considéré comme un transfert entre deux entités différentes, ce qui signifie que même dans l’éventualité d’un transfert « intra-groupe », les Données ne sont transmises que si les conditions légales applicables sont respectées et si :

Le transfert répond à un besoin précis
L’entité réceptrice dispose de mesures de sécurité appropriées pour les données
L’entité réceptrice garantit le respect des présentes Directives pour le transfert et tout traitement consécutif

Transfert vers des entités autres que WADACOM

Tierces parties sélectionnée s : il peut arriver que les entités WADACOM doivent transmettre les Données relatives aux candidats à des tierces parties sollicitées par WADACOM afin de réaliser en son nom certaines tâches liées au recrutement. Les tierces parties concernées ont l’autorisation de traiter les données conformément aux instructions de WADACOM. La prise de décisions concernant les données fait partie intégrante du service professionnel qu’elles doivent fournir. Dans un cas comme dans l’autre, les entités WADACOM sélectionneront des prestataires dignes de confiance qui s’engageront, par contrat ou autre accord ayant force obligatoire, à mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées afin de garantir un niveau de protection adéquat. Les entités WADACOM exigeront de leurs fournisseurs externes le respect des présentes Directives ou la garantie des mêmes niveaux de protection mis en œuvre par WADACOM pour le traitement des Données relatives aux candidats. Les tierces parties sélectionnées n’auront accès aux Données relatives aux candidats que dans le cadre des prestations spécifiées dans le contrat de service applicable. Dans le cas où une entité WADACOM arriverait à la conclusion que l’un de ses prestataires ne respecte pas ces obligations, elle prendrait immédiatement les mesures qui s’imposent

Autres tierces parties : il peut arriver que les entités WADACOM soient dans l’obligation de divulguer certaines des Données relatives aux candidats à d’autres tierces parties (1) si la Loi les y oblige (ex. : autorités fiscales et sécurité sociale) ; (2) s’il est nécessaire de protéger les droits de WADACOM (ex. : dans le cas d’un litige) ; (3) s’il s’agit d’un cas d’urgence dans lequel la santé ou la protection du candidat sont menacées (ex. : incendie)

Vente Directe

Les entités WADACOM ne dévoileront aucune des Données relatives aux candidats en dehors de WADACOM dans le but de proposer des produits ou services à un candidat à des fins de consommation personnelle ou familiale (Vente directe) sans son accord préalable.

Les restrictions énoncées dans cette section s’appliquent uniquement aux coordonnées obtenues dans le cas d’une candidature à un poste auprès de WADACOM. Elles ne concernent pas les coordonnées obtenues dans le cas d’une relation consommateur ou client.

Décisions Automatiques

Certains pays réglementent les prises de décisions automatiques. Il s’agit de décisions concernant des personnes, basées uniquement sur le traitement automatique des données et qui produisent des conséquences juridiques ayant une incidence considérable sur les personnes concernées.

Dans certains cas, les demandeurs d’emploi devront remplir un questionnaire qui donnera suite à des décisions automatiques en fonction de leurs réponses.

A l’exception de quelques cas (ex. : présélection par ordinateur ou par téléphone pour certains postes ouverts auprès de WADACOM), les entités WADACOM n’ont pas recours aux décisions automatiques pour l’évaluation des candidats ou à toute autre fin. Dans le cas où des décisions automatiques devraient être prises, les personnes concernées auraient l’opportunité d’exprimer leur opinion quant à cette méthode en contactant le Responsable de la protection des données des Ressources Humaines.

Protection Et Execution Des Droits

L’ensemble des entités WADACOM veillera au respect des présentes Directives. Toutes les personnes ayant accès aux Données relatives aux candidats doivent également se conformer à ces Directives. Dans certains pays, le non-respect de la réglementation en vigueur pour la protection des données est passible de sanctions ou de dommages-intérêts.

Si, à tout moment, une personne estime que les Données la concernant ont été traitées sans respecter les présentes Directives, elle peut en faire part au Responsable de la protection des données des Ressources Humaines.

Si cette plainte se rapporte au non-respect présumé des Directives par une entité WADACOM située dans un pays autre que le pays de résidence de la personne en question ou de l’entité WADACOM exportatrice, la personne peut réclamer l’assistance de l’entité exportatrice. Cette entité WADACOM sera chargée de l’aider dans son enquête concernant les circonstances de présomption du non-respect des Directives. Si l’infraction est confirmée, les entités importatrice et exportatrice collaboreront avec toute autre partie pertinente afin de résoudre le problème de façon satisfaisante, conformément aux conditions des présentes Directives.

Si le Responsable de la protection des données des Ressources Humaines ou l’entité WADACOM locale ne parvient pas à résoudre le problème, il incombera alors au Comité de protection des données de recrutement (Employment Data Privacy Committee) d’intervenir. Ce comité, dirigé par le « Responsable du respect de protection des Données» (Chief Privacy Leader) de WADACOM, est composé d’experts qui agissent indépendamment de la Direction et sont chargés de surveiller tous les aspects de la conformité avec les présentes Directives et de résoudre toutes les plaintes et tous les problèmes découlant de la façon dont WADACOM traite les Données relatives aux candidats par rapport aux Directives. Vous pouvez contacter le Comité de protection des données de recrutement par courrier électronique à l’adresse suivante : Hello@Wadacom.com ou par fax en composant le +90 212 705 7099. Le Comité fera part de sa décision et de tout recours aux personnes concernées.

Les procédures décrites dans les présentes Directives viennent s’ajouter à tout autre recours et méthode de règlement des différends fournis par WADACOM ou proposés par la législation en vigueur.

Méthodes D’audit

Pour garantir le respect des Directives, le Responsable en chef de la protection des données de WADACOM et le « Conseil global de lprotection des données » (Global Privacy Council) de WADACOM, composé de responsables chargés de la protection des renseignements personnels et issus de chacune des activités principales de la société WADACOM, identifieront les procédures concernant les données relatives aux candidats et au recrutement afin de les vérifier. Dans cette optique, WADACOM engagera son personnel de vérification institutionnel (Corporate Audit Staff) qui opère indépendamment de la Direction. Les membres de ce personnel présenteront un compte-rendu au Vice-président de la section Corporate Audit Staff de WADACOM, qui bénéficie d’une ligne de communication indépendante auprès du Comité d’audit (Audit Commitee) du Conseil d’administration de WADACOM. Les conclusions du personnel de vérification seront transmises à la Commission d’examen de conformité (Policy Compliance Review Board) de WADACOM et au Conseil global de la vie privée de WADACOM pour consultation et action. Un plan d’action sera ensuite requis pour garantir la conformité aux présentes Directives. Dans la mesure où la résolution de tels litiges ne peut pas être confiée aux propres ressources de WADACOM, WADACOM consent à désigner un tiers indépendant chargé d’enquêter et de vérifier les procédures ou problèmes impliquant des données relatives aux candidats ou au recrutement en vertu des présentes Directives.

Publication Des Directives

Outre les séances de formation concernant ces Directives, WADACOM communiquera ces dernières à tous les employés, nouveaux ou existants, en les publiant sur certains intranets WADACOM et en fournissant un lien vers les Directives dans les applications informatiques servant au recueil et au traitement des Données relatives aux candidats.

Modifications Apportées Aux Directives

WADACOM se réserve le droit de modifier ces Directives, pour, par exemple, se conformer aux changements apportés à la législation, aux règlements, aux pratiques et procédures WADACOM ou encore aux exigences imposées par les autorités chargées de la protection des données. Le Responsable en chef de la vie privée de WADACOM, ou son représentant, doit approuver toutes les modifications apportées aux Directives pour qu’elles puissent entrer en vigueur. Si WADACOM modifie les Directives, la société devra de nouveau les soumettre pour approbation dans les cas prévus par la législation. WADACOM informera ses employés et les autres personnes (tels que les individus accédant aux sites Web de WADACOM pour y entrer des Données relatives aux candidats dans le cadre d’une demande d’emploi) de toute modification apportée aux Directives. WADACOM publiera toutes les modifications concernant les Directives sur les sites Web et intranets pertinents.

A compter de la mise en application des Directives, les réglementations intra-groupe ou consignes applicables à usage interne concernant le traitement des Données relatives aux candidats seront remplacées par les conditions des présentes Directives. Toutes les parties concernées seront prévenues de la date d’entrée en vigueur des Directives.

Obligations Envers Les Autorités De Protection Des Données

WADACOM répondra assidûment et de façon appropriée aux demandes émanant des autorités de protection des données concernant les présentes Directives ou la conformité avec les réglementations et le droit relatif au respect de la vie privée et à la protection des données. Les employés WADACOM recevant des demandes de ce type sont priés de contacter leur responsable du personnel local ou leur conseiller juridique. WADACOM fournira, sur demande, les noms et coordonnées des personnes concernées aux autorités de protection des données. En ce qui concerne les transferts des Données relatives aux candidats entre des entités WADACOM, les entités WADACOM importatrices et exportatrices (i) coopéreront avec les demandes émanant de l’autorité de protection des données responsable de l’exportation des données par l’entité et (ii) respecteront ses décisions, conformément à l’application régulière de la Loi.

Addenda

Droits et obligations concernant les Données relatives aux candidats rassemblées au sein de l’UE/EEE et traitées dans une autre zone géographique

Outre les droits et obligations énoncés dans les Directives sur la protection des données relatives aux candidats définies par WADACOM (« Directives »), ou autres droits et obligations existants, les principes suivants établis conformément à la Directive 95/46/EC (Directive de l’Union européenne sur la protection des données) s’appliqueront aux Données relatives aux candidats recueillies par les entités WADACOM au sein de l’Union européenne/Espace économique européen et traitées dans une autre zone géographique. Dans les juridictions où cet Addenda est applicable, les dispositions relatives à la protection et à l’exécution des droits stipulées dans les présentes Directives s’appliquent également aux conditions de cet Addenda. Les points suivants n’ont pas été établis dans l’intention d’octroyer des droits supplémentaires aux employés ni de stipuler des obligations autres que celles déjà énoncées dans le cadre de la Directive de l’Union européenne sur la protection des données :

Les demandeurs d’emploi peuvent s’opposer au traitement des Données relatives aux candidats les concernant pour des raisons légitimes pertinentes. Ce cas de figure peut, par exemple, se produire si la vie ou la santé dudit demandeur d’emploi est menacée en raison du traitement des données. Cette disposition ne pourra être appliquée si le traitement des données est (i) exigé par la Loi, (ii) basé sur le consentement individuel du demandeur d’emploi ou (iii) nécessaire à la réalisation d’une obligation contractuelle entre le demandeur d’emploi et WADACOM

Si les procédures internes de règlement des litiges n’aboutissent à aucun résultat, les demandeurs d’emploi peuvent réclamer des dommages-intérêts auprès d’une entité WADACOM pour toute perte ou tout dommage découlant du non-respect des présentes Directives (y compris les conditions de cet Addenda) de la part d’une entité WADACOM. L’entité WADACOM ne saurait en aucun cas être tenue responsable de tout dommage si elle a respecté les critères de conduite appropriés dans les circonstances données

Si l’une des définitions ou l’un des termes employés dans les présentes Directives est ambigu, les définitions établies dans le cadre de la législation locale applicable de l’État membre de l’UE/EEE seront applicables et, dans le cas où la législation locale applicable ne prévoit aucune définition appropriée, les définitions de la Directive de l’Union européenne sur la protection des données prévaudront