Disciplina In Merito Alla Protezione Dei Date

Dei Candidati

Obiettivo

L’obiettivo della presente disciplina per la protezione dei dati dei candidati è quello di fornire una tutela adeguata e coerente nella gestione di questi dati da parte delle società WADACOM.

Le informazioni identificabili come personali fornite da un candidato a un posto di lavoro ad una società WADACOM (“Dati del candidato”, “Dati dei candidati” o “Dati”) verranno utilizzate a scopo di assunzione e i Dati verranno protetti in conformità alle direttive WADACOM descritte di seguito e alla legislazione vigente.

Fornendo i propri Dati, si conferma e si accetta quanto segue:

di avere preso visione delle Direttive WADACOM
che WADACOM ha la facoltà di elaborare i Dati del candidato in conformità agli obiettivi di assunzione stabiliti nelle direttive; e
che i Dati del candidato possono essere trasferiti in tutto il mondo in conformità alle Direttive WADACOM

L’assenso del candidato è necessario per completare la procedura di invio dei dati. In caso contrario, fare clic sul pulsante “x” nell’angolo superiore destro e la procedura verrà interrotta.

Salvo indicazione diversa, la presente disciplina non fa parte dei contratti di lavoro offerti, dove applicabile, ai candidati prescelti.

Ambito

La presente disciplina è applicabile a tutte le società WADACOM responsabili del trattamento dei Dati dei candidati.

Il trattamento si riferisce a qualsiasi azione eseguita sui Dati del candidato, interamente o parzialmente, mediante mezzi automatizzati, quali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la memorizzazione, la modifica, l’utilizzo, la divulgazione o l’eliminazione di tali dati.

I Dati del candidato vengono definiti come informazioni identificabili relativi alla propria persona forniti dal candidato stesso o da terzi (per contro proprio o di WADACOM) nel contesto delle domande di assunzione per un posto di lavoro presso una società WADACOM.

La presente disciplina non riguarda i dati resi anonimi o nei quali vengono utilizzati pseudonimi. I dati diventano anonimi se le singole persone non sono più identificabili oppure sono identificabili solamente con un impiego sproporzionato di tempo, costi e lavoro. L’utilizzo di pseudonimi implica la sostituzione di nomi o di altri elementi identificativi con dei nomi sostitutivi in modo che l’identificazione delle singole persone diventi impossibile o considerevolmente più difficile. Se i Dati resi anonimi non sono più anonimi (ossia, le singole persone diventano nuovamente identificabili) oppure se vengono utilizzati pseudonimi che consentono l’identificazione delle persone, la presente disciplina è nuovamente applicabile.

Applicazione Delle Normative Locali

La presente disciplina è stata messa a punto per fornire uno standard minimo di conformità per tutte le società WADACOM per la protezione dei Dati dei candidati a livello internazionale. WADACOM è consapevole che alcune normative possono richiedere standard più rigorosi di quelli descritti nella presente disciplina. Le società WADACOM gestiranno i Dati del candidato in conformità alle normative locali in vigore nel luogo dove vengono elaborati i Dati del candidato. Nei casi in cui le normative locali forniscono un livello di protezione dei Dati del candidato inferiore rispetto a quello stabilito dalla presente disciplina, verranno applicate le disposizioni della disciplina.

Principi Per Il Trattamento Dei Dati Dei Candidati

WADACOM rispetta i diritti di privacy e gli interessi di tutti i singoli individui. Le società WADACOM rispetteranno i seguenti principi per il trattamento dei Dati dei candidati:

I Dati verranno elaborati in modo equo e legittimo
I Dati verranno raccolti per scopi specifici e legittimi e non verranno elaborati ulteriormente in maniera incompatibile con tali scopi
I Dati saranno pertinenti e non saranno eccessivi rispetto agli scopi per i quali vengono raccolti e utilizzati. Ad esempio, i Dati possono essere resi anonimi, se possibile e appropriato, a seconda della natura dei Dati e dei rischi associati all’utilizzo previsto
I Dati saranno precisi e, se necessario, verranno aggiornati. Verranno prese misure ragionevoli per correggere o eliminare Dati dei candidati che risultano errati o incompleti
I Dati verranno conservati solamente per il tempo necessario per gli scopi in base ai quali sono stati raccolti ed elaborati
I Dati verranno elaborati in conformità ai diritti della persona stabiliti dalla legge (come descritto nella presente disciplina o a norma di legge)
Verranno presi adeguati provvedimenti tecnici, fisici e organizzativi allo scopo di impedire accessi non autorizzati, trattamenti illeciti e distruzione, danni o perdite non autorizzati o accidentali dei Dati

Raccolta Dei Dati

È possibile utilizzare vari metodi per inviare i propri Dati del candidato a WADACOM. Tali metodi possono includere: (a) invio mediante posta elettronica o su carta al personale WADACOM; (b) invio on-line dei Dati del candidato elaborati da un provider di servizi esterno in un database elettronico negli Stati Uniti accessibile dal personale autorizzato WADACOM; oppure (c) mediante domanda di assunzione presso WADACOM.

WADACOM si riserva la facoltà di raccogliere periodicamente ulteriori informazioni dietro consenso del candidato o in conformità alle disposizioni di legge applicabili. Ad esempio, WADACOM può raccogliere le impressioni e le opinioni dei candidati (ad esempio tramite questionari) a scopi aziendali, quali l’ottimizzazione dei processi. I candidati possono rispondere a tali questionari volontariamente oppure possono decidere di non rispondere; in questo caso non subiranno rappresaglie per tale decisione. Le presenti Direttive saranno applicabili a qualsiasi ulteriore informazione raccolta, incluse le risposte a tali questionari.

Scopi E Accesso Per Il Trattamento Dei Dati Dei Candidati

WADACOM e le società WADACOM elaborano i Dati dei candidati per scopi legittimi nell’ambito delle risorse umane. Tale trattamento verrà condotto entro i limiti di tale scopo e in conformità alle disposizioni di legge. Tra questi scopi principali vi sono:

Identificazione e/o valutazione dei candidati per posizioni lavorative presso WADACOM; decisioni relative all’assunzione di personale; archiviazione adeguata delle procedure di assunzione; analisi dei processi di assunzione e dei risultati e conduzione di ricerche in background, dove consentito dalla legge (gli “Scopi”).

Se una società WADACOM elabora i Dati dei candidati per scopi che vanno oltre quelli descritti sopra, la società WADACOM responsabile del nuovo scopo si impegna di informare i candidati di tali scopi relativamente all’utilizzo dei Dati e delle categorie dei destinatari di tali Dati.

I Dati saranno accessibili e verranno elaborati da persone coinvolte nel processo di assunzione per WADACOM e che hanno la legittima necessità di accedere ed elaborare i Dati per gli Scopi illustrati.

Tipi Di Dati Dei Candidati

I Dati dei candidati che verranno elaborati includono:

Stato del candidato
Dati relativi alle esperienze professionali
Istruzione
Retribuzione
Osservazioni del datore di lavoro
Risultati di questionari on-line
Informazioni di contatto del candidato
Nomi o indirizzi precedenti del candidato
Ulteriori informazioni fornite dal candidato (ad esempio, lettera di accompagnamento)
Numero della patente, se necessario per determinati impieghi
Referenze
Fedina penale, nei casi consentiti dalla legge

Categorie Speciali Di Dati

Nei casi limitati in cui una società WADACOM necessiti di raccogliere dei Dati speciali (ad esempio contenenti informazioni personali relative a razza o origine etnica, opinioni politiche, credo religioso o politico, appartenenza a sindacati, cartelle o esami clinici, o fedina penale), la società WADACOM si impegna a informare la persona della raccolta e del trattamento di tali dati. Se richiesto dalla legge, sarà necessario ottenere il consenso esplicito della persona per il trattamento e in particolare il trasferimento di tali dati a organizzazioni esterne a WADACOM. Verranno offerte misure di protezione e sicurezza adeguate (ad esempio dispositivi per la sicurezza fisica, crittografia e restrizioni di accesso) a seconda della natura di tali categorie di dati e dei rischi associati all’utilizzo previsto.

Sicurezza E Riservatezza

Le società WADACOM si impegnano a prendere i necessari provvedimenti di natura tecnica, fisica e organizzativa per proteggere i Dati dei candidati contro accessi non autorizzati, trattamenti illeciti, perdita o danni accidentali e distruzione non autorizzata.

Sicurezza delle informazioni e delle attrezzature

Per garantire la protezione dei Dati dei candidati contro accessi non autorizzati da parte di terzi al di fuori di WADACOM, tutti i Dati dei candidati in forma elettronica in possesso delle società WADACOM vengono mantenuti in sistemi protetti mediante architetture di rete sicure, dotate di firewall e sistemi di rilevazione delle intrusioni. Per evitare l’eliminazione o la distruzione accidentale dei dati, a intervalli regolari viene eseguito il backup dei server nei quali sono memorizzati i Dati dei candidati (ossia, i dati vengono memorizzati su altri supporti separati). I server sono alloggiati in strutture con sistemi di sicurezza e antincendio a risposta rapida.

Sicurezza dell’accesso

Le società WADACOM limitano l’accesso ai sistemi interni contenenti i Dati dei candidati a un gruppo selezionato di utenti autorizzati, che hanno accesso a tali sistemi mediante un ID e una password univoci. L’accesso ai Dati dei candidati è limitato e consentito agli utenti per lo svolgimento delle loro mansioni lavorative (ad esempio, il responsabile delle risorse umane può avere bisogno di accedere alle informazioni di contatto del candidato, per fissare la data di un colloquio). L’osservanza di tali disposizioni sarà richiesta anche agli amministratori di terze parti che potrebbero avere accesso ai Dati dei candidati, come descritto nella SEZIONE XI. TRASFERIMENTO DEI DATI.

Formazione

WADACOM organizzerà dei corsi di formazione sugli scopi leciti e previsti per il trattamento dei Dati dei candidati, sulla necessità di proteggere i dati e di mantenerli precisi e aggiornati e sulla necessità di garantire la riservatezza dei Dati ai quali i dipendenti hanno accesso. Gli utenti autorizzati sono tenuti a osservare la presente disciplina e, qualora i Dati dei candidati vengano visualizzati, elaborati e utilizzati per qualsiasi motivo che non sia compatibile con le disposizioni della presente disciplina, le società WADACOM prenderanno le necessarie azioni disciplinari, in conformità alle norme vigenti.

Diritti Dei Soggetti Dei Dati

Chiunque può indagare sulla natura dei propri Dati del candidato memorizzati o elaborati da qualsiasi società WADACOM. Verrà fornito accesso ai propri Dati, in base alle norme vigenti del Paese di residenza, indipendentemente dal luogo in cui i dati sono elaborati o memorizzati. Le società WADACOM addette al trattamento di tali dati collaboreranno per fornire tale accesso direttamente o tramite un’altra società WADACOM. Tutte le richieste di accesso devono essere inviate per iscritto a:

Human Resources Data Protection Administrator
Tekfen Tower
Buyukdere Caddesi
No 209 Kat 8 34394
Levent Istanbul Turkey

Switchboard : +90 212 705 7000
Fax : +90 212 705 7099
E Mail : Hello@Wadacom.com

I dati dei candidati saranno accessibili per un periodo di tempo ragionevole e WADACOM consentirà di visualizzare i propri Dati dietro un preavviso ragionevole e in orari ragionevoli.

Inoltre è possibile contattare l’Human Resources Data Protection Administrator per quesiti relativi alla presente disciplina o ai propri Dati oppure per ritirare il proprio consenso. A qualsiasi corrispondenza inviata all’amministratore per scopi diversi da quanto illustrato sopra non verrà data risposta e verrà cestinata.

Se l’accesso o la rettifica viene negata, viene comunicato il motivo di tale diniego e viene redatto un documento scritto relativo alla richiesta e al diniego.

Se si dimostra che lo scopo per il quale i dati vengono elaborati non è più lecito o adeguato, i dati verranno eliminati, a meno che le norme vigenti non richiedano diversamente.

Se i Dati del candidato non sono precisi o completi, è possibile richiedere che tali dati vengano corretti inviando un nuovo curriculum vitae aggiornato (ad esempio, con il nuovo indirizzo o con il nome modificato).

Inoltre, per annullare il proprio consenso, è possibile inviare un messaggio di posta elettronica a Hello@Wadacom.com.

Trasferimento Dei Dati

Trasferimento ad altre società WADACOM

WADACOM si adopera per garantire un livello uniforme e adeguato di protezione dei Dati dei candidati elaborati e/o trasferiti tra società WADACOM. Il trasferimento dei Dati dei candidati a un’altra società WADACOM viene considerato come un trasferimento tra due società diverse, il che significa che anche nei casi di trasferimento all’interno del gruppo, il trasferimento di dati verrà eseguito solamente se le disposizioni di legge applicabili vengono osservate e se:

il trasferimento è dovuto a una reale necessità aziendale;
la società ricevente fornisce un’adeguata protezione dei dati e
la società ricevente garantisce la conformità alle presenti Direttive per il trasferimento e qualsiasi trattamento successivo

Trasferimento a organizzazioni non WADACOM

Terze parti prescelte: Talvolta alle società WADACOM può essere richiesto di trasferire i Dati dei candidati a terze parti esterne prescelte, ingaggiate per eseguire, per conto di WADACOM, determinati servizi relativi alle assunzioni. Queste terze parti hanno la facoltà di elaborare i dati in conformità alle istruzioni della società WADACOM o di prendere decisioni relative ai dati come parte dell’assolvimento dei loro servizi. I entrambi i casi, le società WADACOM sceglieranno fornitori affidabili che si impegnano, per contratto o in base ad altri mezzi legalmente vincolanti e consentiti, a mettere in atto misure di sicurezza adatte per garantire un livello adeguato di protezione. Le società WADACOM richiedono ai fornitori esterni di conformarsi alla presente disciplina o di garantire gli stessi livelli di protezione di WADACOM nella gestione dei Dati dei candidati. Le terze parti prescelte avranno accesso ai Dati dei candidati esclusivamente allo scopo di eseguire i servizi specificati nel contratto stipulato con la società WADACOM. Se una società WADACOM giunge alla conclusione che la presente disciplina non è stata rispettata da un fornitore, procederà tempestivamente a prendere i necessari provvedimenti
Altre terze parti: Le società WADACOM potrebbero trovarsi nella posizione di dovere divulgare alcuni Dati dei candidati a terzi (1) per motivi legali (ad esempio, alle autorità fiscali e di previdenza sociale); (2) per proteggere i diritti legali di WADACOM (ad esempio, in difesa di un contenzioso); o (3) in un’emergenza dove la salute o la sicurezza del candidato è in pericolo (ad esempio in caso di incendio)

Marketing Diretto

Le società WADACOM non divulgheranno i Dati dei candidati al di fuori di WADACOM allo scopo di offrire prodotti o servizi a un candidato per uso personale o familiare (“marketing diretto”) senza il previo consenso del candidato stesso.

Le limitazioni delineate nella presente sezione si riferiscono solo ai dati di contatto ottenuti nel contesto delle domande di impiego per un posto di lavoro presso WADACOM. Non sono applicabili ai dati di contatto ottenuti nel contesto di una relazione con un consumatore o cliente.

Decisioni Automatizzate

In alcuni Paesi è prevista la regolamentazione delle decisioni automatizzate, ossia decisioni sulle persone prese esclusivamente in base al trattamento automatizzato dei dati che possono avere conseguenze legali significative per le persone coinvolte.

In alcune circostanze, ai candidati ai posti di lavoro verrà chiesto di completare un questionario nel quale le decisioni automatizzate verranno prese in base alle risposte del candidato.

Fatta eccezione per alcune circostanze limitate, (ad esempio, il vaglio mediante computer o telefono per alcune posizioni lavorative disponibili in WADACOM), le società WADACOM non si avvalgono di decisioni automatizzate per valutare i candidati o per qualsiasi altro scopo. Se vengono prese delle decisioni automatizzate, alle persone in questione verrà offerta l’opportunità di esprimere il proprio parere su tale decisione contattando l’Human Resources Data Protection Administrator.

Diritti E Meccanismi Di Applicazione

Tutte le società WADACOM garantiranno l’osservanza della presente disciplina. Tutte le persone che hanno accesso ai Dati dei candidati devono attenersi a questa disciplina. In alcuni Paesi la violazione della normativa per la protezione dei dati può portare a sanzioni penali e/o a richieste di risarcimento di danni.

Se, in qualsiasi momento, una persona ritiene che i propri Dati siano stati elaborati in violazione della presente disciplina, può riferire la questione all’Human Resources Data Protection Administrator.

Se la questione si riferisce a una presunta violazione della presente disciplina da parte di una società WADACOM in un Paese diverso da quello della persona o della società WADACOM che ha trasmesso i Dati, la persona può richiedere l’assistenza di tale società. Tale società WADACOM sarà di ausilio nell’investigare le circostanze della presunta violazione. Se la violazione viene confermata, le società che ha trasmesso i dati e quella che li ha ricevuti collaboreranno con tutte le altre parti in questione per risolvere la questione in modo soddisfacente e in conformità alle disposizioni della presente disciplina.

Se l’Human Resources Data Protection Administrator o la società WADACOM locale non risolvono la questione, questa può essere portata all’attenzione del comitato per la tutela dei dati di assunzione (Employment Data Privacy Committee). Tale comitato, presieduto dal Chief Privacy Leader di WADACOM, è composto da specialisti esperti in materia di conformità, indipendenti rispetto alla gestione di qualsiasi attività aziendale e responsabili del controllo di tutti gli aspetti della conformità alla presente disciplina e della risoluzione di tutte le questioni e problematiche derivanti dalla gestione da parte di WADACOM dei Dati dei candidati ai sensi della presente disciplina. È possibile contattare il comitato Employment Data Privacy Committee per posta elettronica all’indirizzo Hello@Wadacom.com o via fax al numero +90 212 705 7099. Il comitato comunicherà la propria decisione e i relativi provvedimenti a tutte le persone coinvolte.

I processi descritti nella presente disciplina integrano qualsiasi altro provvedimento e processo di risoluzione delle vertenze forniti da WADACOM e/o disponibili ai sensi di legge.

Procedure Di Controllo

Per garantire ulteriormente l’osservanza della presente disciplina, il Chief Privacy Leader di WADACOM, insieme al Global Privacy Council di WADACOM, composto da funzionari esperti in materia di riservatezza dei dati provenienti da tutti i principali settori di attività di WADACOM, hanno il compito di identificare le procedure di gestione dei dati di assunzione e dei candidati che devono essere sottoposte a controllo. WADACOM affiderà tale incarico al personale addetto alla revisione contabile aziendale, che è indipendente rispetto alla gestione di qualsiasi attività aziendale. Il personale addetto alla revisione contabile riferisce al Vicepresidente di WADACOM, Corporate Audit Staff, che ha accesso a una linea di comunicazione indipendente con il comitato di revisione contabile del consiglio di amministrazione di WADACOM. I rapporti stilati dal personale addetto alla revisione verranno sottoposti all’attenzione del comitato Policy Compliance Review Board di WADACOM e/o al consiglio Global Privacy Council che prenderanno i provvedimenti del caso. Il comitato o il consiglio metterà a punto un piano di azione per garantire la conformità alla presente disciplina. Nei casi in cui le vertenze non possono essere risolte in maniera adeguata mediante le risorse di WADACOM, WADACOM concorda di nominare una terza parte indipendente che avrà il compito di condurre un’indagine/revisione delle procedure o delle questioni che riguardano il candidato o i Dati di assunzione ai sensi della presente disciplina.

Comunicazione Della Disciplina

Oltre alla formazione specifica per la presente disciplina, WADACOM comunicherà la disciplina ai dipendenti nuovi e attuali, pubblicandole su appositi siti Web interni di WADACOM e fornendo un collegamento alla disciplina mediante applicazioni informatiche nelle quali i Dati dei candidati vengono raccolti o elaborati.

Modifica Della Disciplina

WADACOM si riserva il diritto, se necessario, di modificare la presente disciplina, ad esempio per conformarsi a modifiche legislative, di normative, prassi e procedure di WADACOM o a requisiti imposti dalle autorità responsabili della protezione dei dati. Il Chief Privacy Leader di WADACOM o la persona designata, deve approvare tutte le modifiche alla disciplina affinché entrino in vigore. Qualora WADACOM apporti delle modifiche alla disciplina, se richiesto ai sensi di legge, dovrà ottenere l’approvazione di tale disciplina. WADACOM informerà i dipendenti WADACOM e qualsiasi altra persona interessata (ad esempio, persone che accedono ai siti Web di WADACOM per immettere i propri dati sotto forma di informazioni per domande di assunzione) di qualsiasi modifica sostanziale apportata alla disciplina. WADACOM pubblicherà tutti i cambiamenti alla disciplina nei siti Web interni ed esterni pertinenti.

Con l’implementazione della presente disciplina, tutti gli accordi esistenti all’interno del gruppo e tutte le direttive aziendali applicabili sulla privacy relative al trattamento dei Dati dei candidati verranno sostituiti dalle disposizioni della presente disciplina. Tutte le parti di tali accordi verranno informate della data di entrata in vigore della disciplina.

Obblighi Verso Le Autorità Responsabili Della Protezione Dei Dati

WADACOM risponderà in maniera diligente e adeguata alle richieste delle autorità addette alla protezione dei dati riguardanti la disciplina o la conformità alla legislazione o alle normative sulla privacy o sulla protezione dei dati. I dipendenti WADACOM che ricevono tali richieste devono contattare il responsabile delle risorse umane locale o il consulente legale aziendale. Su richiesta, WADACOM fornirà alle autorità addette alla protezione dei dati i nomi e i dettagli di contatto delle persone in questione. Per quanto riguarda il trasferimento dei Dati dei candidati tra società WADACOM, le società WADACOM che inviano e che ricevono i dati (i) collaboreranno con l’autorità addetta alla protezione dei dati, responsabile della società che invia i Dati e (ii) ne rispetteranno le decisioni, in conformità alle disposizioni di legge e ai diritti “due process” (di essere interpellati).

Appendice

Diritti e obblighi relativi ai Dati dei candidati raccolti all’interno dell’UE/AEE ed elaborati altrove

Oltre ai diritti e agli obblighi stabiliti nella disciplina per la protezione dei Dati dei candidati di WADACOM o altrimenti esistenti, i seguenti principi fissati alla luce della Direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati personali verranno applicati ai Dati dei candidati raccolti dalle società WADACOM all’interno dell’Unione europea/Area economica europea ed elaborati altrove. Nelle giurisdizioni in cui è applicabile la presente Appendice, i diritti e i meccanismi di applicazione illustrati nella disciplina si applicano anche alle disposizioni della presente Appendice. Con le seguenti disposizioni non si intende concedere ai dipendenti ulteriori diritti o stabilire ulteriori obblighi oltre a quelli già previsti dalla direttiva europea sulla protezione dei dati personali:

Gli aspiranti ai posti di lavoro possono opporsi al trattamento dei propri Dati in base a evidenti motivi legittimi relativi alla loro situazione personale. Ciò è il caso se, ad esempio, la vita o la salute del candidato al posto di lavoro è a rischio in seguito al trattamento dei dati. Questa disposizione non è applicabile se il trattamento (i) è richiesto ai sensi di legge, (ii) ha ricevuto il consenso del candidato al posto di lavoro o (iii) è necessario per soddisfare un obbligo contrattuale tra il candidato e WADACOM

Una volta esauriti i processi interni per la risoluzione delle vertenze, i candidati ai posti di lavoro possono chiedere il risarcimento dei danni a una società WADACOM per perdite o danni causati dalla violazione della disciplina (incluse le disposizioni della presente Appendice) da parte della società WADACOM. La società WADACOM non è responsabile dei danni se ha rispettato le disposizioni pertinenti nelle circostanze

Se qualsiasi termine o definizione utilizzati nella presente disciplina fossero ambigui, vengono applicate le definizioni stabilite ai sensi di legge nello Stato membro della UE/AEE interessato o, nei casi in cui non siano previste tali definizioni secondo la legge locale, vengono applicate le definizioni della Direttiva europea per la protezione dei dati personali